1. Geltungsbereich und Verantwortliche 

Diese Datenschutzerklärung gilt für vollherzig.de, watchout.vollherzig.de, den Onlineshop, Formulare, Kommunikationswege, externe Onlinepräsenzen, den Showroom in Am Rottland 6, 65385 Rüdesheim am Rhein, Deutschland, Veranstaltungen sowie Kunst- und Verlagsprojekte. 

Verantwortliche nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist: 
Ilknur Özen 
Einzelunternehmerin, handelnd unter »Galerie & Verlag Vollherzig« 
Menzelstraße 7, 55127 Mainz, Deutschland 
Telefon: 0177 2851804 
E-Mail: amba@vollherzig.de 

»Galerie & Verlag Vollherzig«, »Vollherzig«, vollherzig.de und watchout.vollherzig.de sind Geschäftsbezeichnung beziehungsweise Angebote von Ilknur Özen und keine getrennten verantwortlichen Stellen. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Am Rottland 6 ist eine zusätzliche Showroom- und Veranstaltungsanschrift. 

2. Kategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen 

• Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Bestell-, Rechnungs-, Liefer- und Zahlungsdaten 

• Inhaltsdaten wie Nachrichten, Formulareingaben, Projektbriefings, Fotos, Videos, Grafiken und Gestaltungsdateien 

• Termin-, Kalender-, Nutzungs-, Geräte-, Protokoll- und Kommunikationsdaten 

• Einwilligungs-, Widerrufs-, Nachweis-, Identitäts-, Vertretungs-, Transaktions- und Risikodaten 

Zwecke sind Bereitstellung und Sicherheit der Angebote, Vertragsdurchführung, Shop, Zahlung, Versand, Buchhaltung, Kommunikation, Terminorganisation, Gestaltung, KI-gestützte Medienproduktion, Öffentlichkeitsarbeit, Social Media, Veranstaltungen, Kunstprojekte, gesetzliche Pflichten und Rechtsverteidigung. 

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Einwilligungen, lit. b für Verträge und vorvertragliche Maßnahmen, lit. c für gesetzliche Pflichten und lit. f für berechtigte Interessen. Zugriffe auf Endgeräte richten sich zusätzlich nach § 25 TDDDG. Bei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegen die berechtigten Interessen insbesondere in sicherem und wirtschaftlichem Betrieb, professioneller Kommunikation, Organisation, Dokumentation und Rechtsverteidigung. Interessen der betroffenen Personen werden im Einzelfall abgewogen. 

3. Empfänger und Drittlandübermittlungen 

Empfänger können IT-, Hosting-, Cloud-, Design-, Termin-, Zahlungs-, Versand-, Druck-, Foto-, Kommunikations-, Buchhaltungs- und Steuerdienstleister, Plattformanbieter sowie Behörden sein. Soweit ein Anbieter im Auftrag verarbeitet, bestehen die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. 

Drittlandübermittlungen erfolgen nur nach Art. 44 bis 49 DSGVO, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln. Informationen zu den jeweils eingesetzten Garantien können unter amba@vollherzig.de angefordert werden. Einige Anbieter verarbeiten Daten zusätzlich in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzbestimmungen. 

4. Sicherheit, Speicherung und Löschung 

Ilknur Özen trifft risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere Zugriffsbeschränkungen, starke Authentisierung, Verschlüsselung, gesicherte Übertragung, Systemaktualisierung, Datensicherungen sowie Verfahren für Löschung, Betroffenenanfragen und Datenschutzvorfälle. 

• Buchungsbelege: grundsätzlich acht Jahre 

• Handels- und Geschäftsbriefe: grundsätzlich sechs Jahre 

• GwG-Aufzeichnungen: grundsätzlich fünf Jahre, soweit keine abweichende gesetzliche Pflicht gilt 

• Sonstige Daten: bis Zweck und Rechtsgrundlage entfallen, sofern keine Aufbewahrungspflicht oder Rechtsverteidigung entgegensteht 

5. Erforderlichkeit und automatisierte Entscheidungen 

Für Bestellungen, Verträge und Projekte müssen die als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten bereitgestellt werden. Im WooCommerce-Checkout ist die Telefonnummer derzeit aufgrund der technischen Checkout-Konfiguration ein Pflichtfeld. Sie wird für erforderliche Rückfragen zu Bestellung, Zahlung, Abholung oder Lieferung verwendet. Die Erforderlichkeit der verpflichtenden Angabe wird regelmäßig überprüft. Ohne Angabe kann der aktuell konfigurierte Checkout nicht abgeschlossen werden. Die Anlage eines Kundenkontos ist freiwillig; eine Gastbestellung ist möglich. Ausschließlich automatisierte Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung finden nicht statt. 

6. Cookies, Website, Hosting und Subdomain 

Real Cookie Banner wird zur Verwaltung von Einwilligungen eingesetzt. Unbedingt erforderliche Endgerätezugriffe beruhen auf § 25 Abs. 2 TDDDG. Optionale Dienste werden erst nach Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO aktiviert. Die Auswahl kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen geändert oder widerrufen werden. 

Beim Abruf von vollherzig.de und watchout.vollherzig.de verarbeiten die eingesetzten Hosting- und IT-Dienstleister insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Inhalte, Referrer, Browser, Betriebssystem, Datenmenge und Status zur sicheren Bereitstellung und Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für Sicherheit und Betrieb nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen oder beweisrechtlichen Gründe entgegenstehen. Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach der technisch eingestellten Protokollierung des Hostingdienstes. 

Soweit watchout.vollherzig.de dieselben Systeme und Dienste nutzt, gelten die entsprechenden Abschnitte auch für diese Subdomain. Die im Cookie-Banner angezeigte Diensteliste ergänzt diese Erklärung um die jeweils technisch aktive Konfiguration. 

7. WordPress, WooCommerce, Zahlung und Versand 

WordPress und WooCommerce verarbeiten Stamm-, Kontakt-, Rechnungs-, Liefer-, Bestell-, Zahlungs-, Kommunikations- und gegebenenfalls Kundenkontodaten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Eine Bestellung ist als Gast oder mit freiwillig angelegtem Kundenkonto möglich. Für ein Kundenkonto werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten sowie Bestell- und Kontodaten verarbeitet. Session-, Warenkorb- und Loginfunktionen können technisch erforderliche Informationen nach § 25 Abs. 2 TDDDG speichern. 

Die Telefonnummer ist derzeit aufgrund der technischen Checkout-Konfiguration ein Pflichtfeld. Sie wird auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gestützt, soweit sie objektiv für erforderliche Rückfragen zu Bestellung, Zahlung, Abholung oder Lieferung benötigt wird. Die Erforderlichkeit der verpflichtenden Angabe wird regelmäßig überprüft. Ohne Angabe kann der aktuell konfigurierte Checkout nicht abgeschlossen werden. 

Für Zahlungen werden Stripe und PayPal Standard angeboten. Erforderliche Daten, insbesondere Name, Anschriften, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bestellnummer, Betrag, Währung, Zahlungsstatus, technische Verbindungs- und Zahlungsdaten, werden an den ausgewählten Zahlungsdienst übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gesetzliche Prüfungen sowie Betrugs- und Missbrauchsprävention können auf Art. 6 Abs. 1 lit. c oder f DSGVO beruhen. 

Stripe verarbeitet abhängig vom konkreten Vorgang als Auftragsverarbeiter und/oder eigenständig Verantwortlicher. Maßgeblich ist die im Stripe-Vertrag ausgewiesene Vertragsgesellschaft. PayPal Standard wird über PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, abgewickelt. Für eigenverantwortliche Verarbeitungen gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Zahlungsdienstes. 

Für Lieferungen werden erforderliche Liefer-, Kontakt- und Sendungsdaten an beauftragte Transport-, Zoll- oder Logistikstellen übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zahlungs- und Transaktionsdaten werden entsprechend gesetzlichen Pflichten sowie für Rückerstattungen, Forderungsmanagement und Rechtsverteidigung gespeichert. 

8. Kontakt-, Widerrufs- und Projektanfragen 

Bei Kontakt per E-Mail, Telefon oder Formular verarbeitet Ilknur Özen Kontakt-, Inhalts-, Bestell- und Projektdaten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Nicht erforderliche freiwillige Angaben können weggelassen werden. Anfragen werden gelöscht, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine vertraglichen, gesetzlichen oder beweisrechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Entsteht ein Vertrag, gelten die vertraglichen und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. 

9. Microsoft 365, Bookings und Copilot 

Ilknur Özen verwendet Microsoft 365 Business Standard, insbesondere für E-Mail, Dokumente, Cloudspeicherung, Kalender und geschäftliche Zusammenarbeit, außerdem Microsoft Bookings und Microsoft Copilot. Anbieter im EWR ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Es bestehen die erforderlichen vertraglichen Datenschutzregelungen und Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. 

Verarbeitet werden je nach Anwendung Konto-, Kontakt-, Kommunikations-, Dokument-, Kalender-, Termin-, Nutzungs- und Protokolldaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für Verträge oder vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei gesetzlichen Pflichten und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sichere, einheitliche und effiziente Kommunikation und Organisation. 

Bookings verarbeitet insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Terminart, Datum, Uhrzeit, Zeitzone, Buchungsstatus, Nachrichten sowie Kalender- und Kommunikationsdaten. Termine können alternativ per E-Mail oder Telefon vereinbart werden. 

Copilot unterstützt Entwürfe, Strukturierung, Zusammenfassung und sprachliche Bearbeitung. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, Ausweisdokumente und vollständige Zahlungsdaten werden ohne dokumentierte Zulässigkeit nicht eingegeben. Ausgaben werden vor geschäftlicher Nutzung geprüft. 

Inhalte werden gelöscht, sobald sie für Kommunikation, Vertrag, Projekt oder Dokumentation nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Microsoft kann Unterauftragsverarbeiter einsetzen; Drittlandübermittlungen erfolgen nach den vertraglich vorgesehenen Garantien. Die Microsoft EU-Datengrenze reduziert Datenflüsse außerhalb der EU und EFTA, schließt begrenzte Übermittlungen jedoch nicht in jedem Fall aus. 

10. Canva Design-Tool und Canva AI 

Ilknur Özen verwendet die kostenpflichtige Online-Designplattform Canva einschließlich KI-gestützter Funktionen zur Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Social-Media-Inhalten, Druckvorlagen, Publikationen, Texten, Bildern, Grafiken, Audio-, Video- und sonstigen Gestaltungselementen. 

Je nach Nutzung werden Konto-, Kontakt-, Abonnement-, Abrechnungs-, Nutzungs-, Protokoll- und Inhaltsdaten verarbeitet. Zu Inhaltsdaten gehören hochgeladene oder eingegebene Texte, Bilder, Fotografien, Grafiken, Logos, Audio- und Videodateien, Suchanfragen, Prompts sowie erzeugte Ergebnisse. 

Die Nutzung des Canva-Kontos beruht auf dem Vertragsverhältnis zwischen Ilknur Özen und Canva. Für personenbezogene Daten anderer betroffener Personen richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem jeweiligen Zweck: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO nur, soweit die konkrete Verarbeitung objektiv für einen Vertrag oder eine vorvertragliche Maßnahme mit der betroffenen Person erforderlich ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für professionelle und effiziente Gestaltung oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung erforderlich ist. 

Die für das Konto geltende Canva-Vertragsgesellschaft ergibt sich aus dem Abonnementvertrag. Soweit Canva im Auftrag verarbeitet, gilt der Datenverarbeitungszusatz. Canva verarbeitet Daten auch in Staaten außerhalb von EU und EWR, insbesondere in den USA; die vorgesehenen Garantien umfassen nach Angaben von Canva EU-Standardvertragsklauseln. Inhalte werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine vertraglichen, gesetzlichen oder beweisrechtlichen Gründe entgegenstehen. 

Ohne dokumentierte Erforderlichkeit und Rechtsgrundlage werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, Gesundheitsdaten, Ausweisdokumente, vollständigen Zahlungsdaten, GwG-Unterlagen oder vertraulichen Vertragsunterlagen eingegeben. Personenbezogene Angaben werden möglichst entfernt, reduziert oder pseudonymisiert. 

Ilknur Özen bleibt für Eingaben und Verwendung der Ergebnisse verantwortlich. Erforderliche Rechte, Lizenzen und Einwilligungen werden geprüft. Ergebnisse werden vor Veröffentlichung auf sachliche Plausibilität, Vertraulichkeit, Rechte Dritter und erforderliche Kennzeichnung geprüft. Ergebnisse können ähnlich oder nicht einzigartig sein. Canva AI wird nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung eingesetzt. Technische Herkunfts- oder Metadatenkennzeichnungen werden nicht unzulässig entfernt. 

11. WhatsApp Business 

Die Nutzung von WhatsApp Business ist freiwillig. Anbieter im EWR ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Verarbeitet werden Telefonnummer, Profilangaben, Nachrichten, Anhänge und Kommunikationsmetadaten zur Bearbeitung von Anfragen und zur Vertragskommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in schneller, kundenorientierter Kommunikation. E-Mail und Telefon stehen alternativ zur Verfügung. 

WhatsApp verarbeitet Daten teilweise für eigene Zwecke und kann verbundene Unternehmen und Dienstleister einbeziehen. Drittlandübermittlungen erfolgen nach den von WhatsApp vorgesehenen Garantien. Chatverläufe werden gelöscht, sobald die Kommunikation abgeschlossen ist und keine vertraglichen, gesetzlichen oder beweisrechtlichen Gründe entgegenstehen. Besonders vertrauliche Unterlagen, Ausweisdokumente, vollständige Zahlungsdaten und Gesundheitsdaten sollen nicht über WhatsApp übermittelt werden. 

12. Instagram, Facebook und YouTube 

Ilknur Özen unterhält geschäftliche Präsenzen auf Instagram, Facebook und YouTube zur Öffentlichkeitsarbeit, Kommunikation sowie Darstellung von Kunst-, Verlags- und Veranstaltungsangeboten. Beim Besuch verarbeiten die Plattformanbieter insbesondere Konto-, Profil-, Nutzungs-, Geräte-, Kommunikations- und Interaktionsdaten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Ilknur Özen erhält Nachrichten, Kommentare, Reaktionen und aggregierte Statistiken. 

Rechtsgrundlage für eigene Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogener Kommunikation, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligungen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in Öffentlichkeitsarbeit, Kommunikation und Reichweitenanalyse. Nachrichten und Kommentare werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungs- oder Beweisgründe entgegenstehen. 

Für von Vollherzig bestimmte Zwecke ist Ilknur Özen verantwortlich. Bei bestimmten Statistikdaten, insbesondere Page Insights, besteht gemeinsame Verantwortlichkeit mit Meta Platforms Ireland Limited. Meta und Google können Plattformdaten für eigene Zwecke verarbeiten und in Drittländer übermitteln. Betroffenenrechte können gegenüber Ilknur Özen und dem jeweiligen Plattformanbieter ausgeübt werden. 

YouTube-Inhalte auf den Onlineangeboten werden erst nach Einwilligung oder aktiver Freigabe geladen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 

13. Showroom, Veranstaltungen, Foto und Video 

Der Showroom befindet sich in Am Rottland 6, 65385 Rüdesheim am Rhein. Für Besuche, Termine, Reservierungen und Veranstaltungen verarbeitet Ilknur Özen Kontakt-, Termin-, Vertrags-, Zahlungs- und Veranstaltungsdaten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. 

Foto- und Videoaufnahmen werden nur für vorab benannte Dokumentations-, Presse-, Kunst- oder Öffentlichkeitszwecke angefertigt. Erkennbare Einzelporträts, Interviews und werbliche Aufnahmen werden grundsätzlich nur mit Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO veröffentlicht. Übersichtsbilder können nach dokumentierter Interessenabwägung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen; das Interesse liegt in der Dokumentation und Darstellung der Veranstaltung. Auf Aufnahmen wird vor Ort hingewiesen. Betroffene können der Aufnahme oder Verwendung aus Gründen ihrer besonderen Situation widersprechen und sich an amba@vollherzig.de wenden. 

14. Kunst- und Porträtprojekt »Frau am Fenster« 

Im Projekt »Frau am Fenster« werden Personen ausschließlich von hinten beziehungsweise in Rückenansicht dargestellt. Eine Identifizierbarkeit durch Körpermerkmale, Kleidung, Umgebung, Projektzusammenhang oder ergänzende Angaben ist dennoch nicht in jedem Fall ausgeschlossen. 

Kontakt-, Bild-, Projekt-, Signatur- und Einwilligungsdaten werden zur Organisation und Herstellung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet. Ausstellung, Veröffentlichung und Werbung erfolgen grundsätzlich aufgrund gesonderter Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Person identifizierbar ist oder eine Einwilligung aus anderen rechtlichen Gründen erforderlich ist. Künstlerische Signatur und Einwilligung werden getrennt erfasst. 

15. Lexware Office, Buchhaltung und Geldwäscheprävention 

Lexware Office wird für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Belegverwaltung eingesetzt. Verarbeitet werden Stamm-, Vertrags-, Rechnungs-, Bank-, Steuer- und Zahlungsdaten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. 

Soweit gesetzlich erforderlich, verarbeitet Ilknur Özen Identitäts-, Ausweis-, Vertretungs-, wirtschaftlich-berechtigten-, Transaktions- und Risikodaten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Kann eine vorgeschriebene Prüfung nicht abgeschlossen werden, wird das Geschäft nicht durchgeführt oder beendet. 

16. Daten aus anderen Quellen 

Daten können von Auftraggebern, Kooperationspartnern, vertretenen Unternehmen oder öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen stammen. Ilknur Özen informiert nach Art. 14 DSGVO, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. 

17. Rechte betroffener Personen 

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO 

• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO 

• Löschung nach Art. 17 DSGVO 

• Einschränkung nach Art. 18 DSGVO 

• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit anwendbar 

• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO 

• Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft 

• Beschwerde nach Art. 77 DSGVO 

Anträge sind an amba@vollherzig.de zu richten. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht aus Gründen der besonderen Situation ein Widerspruchsrecht. 

18. Aufsichtsbehörde und Aktualisierung 

Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de. 

Ilknur Özen aktualisiert diese Erklärung bei Änderungen der Verarbeitungen, Dienste, Rechtslage oder Organisation. Maßgeblich ist die veröffentlichte aktuelle Fassung.